Onderhandelingen

Vrijblijvend
Onderhandelingen zijn niet altijd vrijblijvend. Aan het sluiten van de overeenkomst gaan doorgaans onderhandelingen vooraf. In dit stadium is er weliswaar nog geen sprake van een volledige wilsovereenstemming, dus van een overeenkomst, maar de handelingen en uitlatingen van partijen hebben wel invloed op de inhoud van de overeenkomst zoals die nadien tot stand komt. Bij de onderhandelingen moet een aantal punten scherp in het oog worden gehouden:

is diegene die zich presenteert als onderhandelaar namens de wederpartij wel gerechtigd om deze overeenkomst te sluiten? De algemene bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan eenvoudig worden gecontroleerd in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Onder omstandigheden is het raadzaam om een schriftelijke machtiging te vragen waaruit blijkt dat de onderhandelaar bevoegd is tot het onderhandelen/aangaan van de overeenkomst.
Zijn de onderhandelingen nog geheel vrijblijvend of is er inmiddels een situatie ontstaan waaruit beide partijen mogen afleiden dat er in ieder geval een overeenkomst zal worden gesloten? Deze laatste vraag is met name van belang in verband met het afbreken van de onderhandelingen. Onder bepaalde omstandigheden kan men dan niet langer zondermeer van de wederpartij af.

'Letter of intent'
Speciale aandacht verdient bij het onderhandelen van de zogenaamde letter of intent. Partijen willen hierin een bepaalde bedoeling vastleggen, zonder zich echter al definitief te willen binden. De woordkeus en de constructie van een dergelijke 'letter of intent' is van het grootste belang om te voorkomen dat er, misschien onbedoeld, de suggestie wordt gewekt dat er al op onderdelen wilsovereenstemming bestaat. In het algemeen gesproken is het niet aan te raden een dergelijke letter of intent te tekenen zonder tijdig deskundig juridisch advies te hebben ingewonnen.

Offerte
De onderhandelingen monden meestal uit in een aanbod van een der partijen. Belangrijk om hierbij in het oog te houden zijn de volgende punten:

  • het aanbod moet de belangrijkste elementen van de eventuele overeenkomst bevatten om onduidelijkheid hierover te voorkomen;
  • daarbij moet worden vermeld of het om een onherroepelijk of een vrijblijvend aanbod gaat;
  • tevens is het raadzaam om aan het aanbod een bepaalde termijn te verbinden.

Het spreekt vanzelf dat het aanbod de wederpartij moet bereiken. De aanvaarding van het aanbod moet, wil men de aanbieder kunnen houden aan zijn aanbod, gebeuren binnen de daarvoor gestelde termijn, dan wel binnen een redelijke termijn. Wordt het aanbod niet aanvaard, dan vervalt het. Als het aanbod aanvaard wordt, dan is de overeenkomst tot stand gekomen. Hierbij maakt het overigens geen verschil of de wederpartij op een ondergeschikt punt een van het aanbond afwijkend tegenbod heeft gedaan. Er is dan toch een overeenkomst ontstaan, tenzij de oorspronkelijke aanbieder direct bezwaar maakt tegen de afwijking van zijn aanbod.

Inhoud van de overeenkomst
Soms blijkt bij de uitvoering van de overeenkomst dat partijen zich onvoldoende rekenschap hebben gegeven van de mogelijke gevolgen van het sluiten van de overeenkomst. Blijkt er dan een onderwerp niet geregeld te zijn, dan moet opnieuw worden gepraat. Het opstellen van een checklist vooraf voor de feitelijke en juridische inhoud van de overeenkomst heeft daarom voordelen. Hierna is een beknopte checklist opgenomen met vermelding van een aantal onderwerpen die van belang kunnen zijn voor de inhoud van een overeenkomst. Volledigheid is met het oog op de beperkte omvang van deze informatie uiteraard niet mogelijk.