Debiteuren

Debiteuren en debiteurenbeheer

Na levering van een product (dienst en/of goed) onstaat er een schuld aan de leverancier. De afnemer (schuldenaar) is de debiteur. De leverancier (schuldeiser) is de crediteur. Er bestaat altijd het risico (debiteurenrisico) om niet of te laat betaald te worden. Dit is voor een startende onderneming een belangrijk item, weet hoe te handelen in dit soort zaken. Een goede controle op de instroom van uw uitstaande facturen is van levensbelang en word vaak onderschat. Het controleren van deze geldstroom noemt men ook wel debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer ook wel credit management genoemt, is het beheren en controleren van de openstaande facturen.

Ook een wanbetaler is een klant!

Je hebt een grote opdracht tot een goed einde gebracht, en dan begint de ellende pas. De klant betaalt maar niet, terwijl hij je nog zo heeft bedankt voor je werk. De weken verstrijken, en je banksaldo wil maar niet toenemen. Wat moet je doen? Nog langer wachten heeft geen zin, dat geld komt niet vanzelf binnen. Agressie richting debiteur evenmin. Dat zal de relatie doorgaans geen goed doen, terwijl die klant bij een verstandiger aanpak misschien wel uitgroeit tot een goede én goed betalende relatie. Hoe ziet zo'n verstandige aanpak er dan uit? Je zou wel gek zijn om slecht betalingsgedrag door de vingers te zien. Als je goed werk hebt verricht, heb je recht op betaling zo simpel is het. Maar waarom zou je slechte betalers afstoten? Je kunt ze ook behandelen als klanten in plaats van als slechte debiteuren. Met andere woorden: je kunt tegelijkertijd als een klantgerichte marketeer en een op cijfers gerichte boekhouder annex debiteurenbewaker optreden. Marketing en debiteurenbeheer kunnen worden verenigd in een eenduidige benadering van afnemers, die erop is gericht aantrekkelijke klanten te vinden en bestaande klanten te laten betalen én te behouden.

Bestaande klant

Het behoud van klanten is van belang omdat bestaande, trouwe klanten vaak het meeste geld in het laatje brengen - en dus verdienen te worden gekoesterd. Bovendien kost het onderhouden van een langdurige relatie met bestaande klanten minder geld en energie dan het telkens opnieuw werven van nieuwe klanten - die het vaak dan ook nog bij een eenmalige aankoop houden.
Helemaal uitsluiten dat een klant niet betaalt is onmogelijk, maar je kunt wel proberen dit gevaar tot een minimum te beperken. In elk stadium van de relatie met een klant kun je maatregelen treffen. Gemakshalve kunnen er zeven stadia worden onderscheiden.

Voorzorgsmaatregelen

Voorzorgsmaatregelen kun je al bij het begin treffen: bij de werving van klanten. Onder het motto 'voorkomen is beter dan aanmanen' en 'een klant telt pas mee als zijn betaling binnen is', kun je proberen alleen klanten binnen te halen met een zuiver betalingsverleden. Op internet (veelal gratis), bij het handelsregister van de KvK en bij kredietinformatiebureaus kun je allerlei financiële informatie over bedrijven opzoeken, ook over hun betalingsgedrag.
Het volgende stadium: een potentiële klant vraagt om een offerte. Wijs hem in je algemene voorwaarden op de betalingstermijn. Hier kun je later, mochten er problemen met de betaling rijzen, op terug vallen.

Als je offerte in goede aarde valt, kun je aan de slag. Én kun je op een gegeven moment ook een factuur sturen. Het liefst zo snel mogelijk, aangezien je jouw geld dan ook zo snel mogelijk binnen hebt. Vergeet niet op de factuur aan te geven wat de betalingstermijn is.
Stuur een herinnering als een klant niet op tijd betaalt. Geef hierin aan dat je vanaf een bepaalde datum wettelijke rente op het bedrag in rekening zult brengen. De wettelijke rente verschilt van dag tot dag en kun je opzoeken op internet. (zie Bereken de wettelijke rente)
Eventueel kun je enige flexibiliteit inbouwen. Sommige bedrijven betalen altijd, maar houden er nu eenmaal een lange betalingstermijn op na. Je kunt dan wel eisen dat je geld binnen twee weken op je bankrekening staat, maar wat schiet je ermee op? Beter is het in zo'n geval een korting te geven van een procent of zo op het factuurbedrag als er tijdig wordt betaald. Uiteraard maakt die korting deel uit van je betalingsvoorwaarden, en dient het kortingspercentage ook op je factuur te worden vermeld.

Als een klant na een week of twee nog niet over de brug komt, is er vermoedelijk echt iets mis. Wat nu? Het ligt voor de hand dat je een belangrijke klant anders behandelt dan een doorsnee klant. Bij een belangrijke klant kun je er het beste een persoonlijk telefoongesprek aan wagen. Neem de moeite na te vragen wat er aan de hand is, sluit het gesprek af met een betalingsafspraak of, als dat niet kan, kom de klant tegemoet met een betalingsregeling. De goede relatie blijft behouden en door de persoonlijke aandacht zal de klant bovendien sneller betalen. Natuurlijk moet je grote klanten niet alleen te vriend houden, maar ze ook extra in de gaten houden. Immers, als een grote klant slecht betaalgedrag gaat vertonen, heb je daar veel meer ongemak van dan wanneer het een kleine klant betreft. Van dat soort 'major accounts' kunt u beter worden verlost.

Fluwelen handschoen

Een minder belangrijke klant kun je ook bellen, waarbij je hem wijst op je betalingsvoorwaarden. Of je stuurt een tweede herinnering, waarbij je hem sommeert het verschuldigde bedrag per ommegaande over te maken. Hoe dan ook: besteed niet te veel aan een onbelangrijke klant. De 'fluwelen handschoen' waarmee je een belangrijke klant aanpakt, kun je hier vaak vervangen door een 'harde hand'.

Ingebrekestelling

Als een klant ondanks herhaald aanmanen niet betaalt, is het tijd voor een laatste noodmaatregel: de ingebrekestelling. Hierin waarschuw je dat als er nu niet eindelijk wordt betaald, je een incassoprocedure zult beginnen. Waarbij de kosten uiteraard voor rekening van de klant zullen zijn.

Afscheid

Het finale stadium: Nog geen geld binnen? Dan is het tijd om afscheid te nemen. Je kunt de vordering inderdaad uit handen geven aan het incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Maar bij kleine bedragen loont dit vaak niet. Of de debiteur is inmiddels in surséance van betaling geraakt of failliet gegaan. Dan zul je je verlies waarschijnlijk moeten accepteren. Zonde van alle moeite die je in de opdracht hebt gestoken, zonde van het geld. Eén voordeel is echter wel dat je voor die vervelende klant nooit meer hoeft te werken.