Factuurregels

Aangepaste factuurregels per 1 januari 2004

Momenteel zijn er in de lidstaten van de EU verschillen in de regelgeving voor het factureren. Daarom is op 1 januari 2004 de Nederlandse BTW-wetgeving aangepast. Dit leidt onder meer tot een beperkte uitbreiding van de verplichte factuurgegevens. De leverancier of degene die de dienst verricht, moet zijn BTW-identificatienummer op de factuur vermelden. Dit nummer bestaat uit 14 posities inclusief de landcode 'NL'.

Vermelding BTW-identificatienummer

In enkele gevallen moet ook het BTW-identificatienummer van de afnemer op de factuur komen te staan. Dit is verplicht als het om een intracommunautaire levering of dienst ten behoeve van deze levering gaat, of wanneer de verleggingsregeling van toepassing is. De verschuldigde BTW wordt dan geheven van de afnemer in plaats van de leverancier. De verleggingsregeling is met name van toepassing in de volgende situaties:

  • onderaanneming en uitlenen van personeel in de bouw, scheepsbouw en bij loonconfectie;
  • levering van een onroerende zaak als koper en verkoper gezamenlijk hebben gekozen om de levering met omzetbelasting te belasten;
  • leveringen en diensten die in Nederland plaatsvinden, maar worden verricht door een buitenlandse ondernemer die geen vaste inrichting in Nederland heeft.

Vermelding gegevens fiscaal vertegenwoordiger

Als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger (een ondernemer die in Nederland optreedt namens een buitenlandse ondernemer op grond van een door de Belastingdienst verleende vergunning), moeten, onder andere, de volgende gegevens op de factuur worden vermeld:

  • zijn BTW-identificatienummer;
  • zijn naam;
  • zijn adres.

Vermelding bijzondere regelingen

Als er bijzondere regelingen van toepassing zijn, moet dit ook op de factuur worden vermeld, zodat de toepasbaarheid van deze regeling duidelijk uit de factuur blijkt. Het gaat met name om:

  • de margeregeling bij de handel in gebruikte goederen;
  • een verleggingsregeling (vermelding: 'omzetbelasting verlegd');
  • een vrijstelling van belasting;
  • intracommunautaire levering.

Overige wijzigingen

Ook de vermelding van prijzen en kortingen is aangepast. Per tarief en eventueel per vrijstelling moet het volgende op de factuur worden vermeld:

  • de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting;
  • eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
  • het toegepaste tarief;
  • de vergoeding;
  • bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum.

Facturen moeten opeenvolgend worden genummerd (eventueel in meerdere reeksen), zodat een factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd.

Elektronisch factureren

Facturen mogen elektronisch worden verzonden als de afnemer daarmee akkoord gaat en een aantal waarborgen in acht worden genomen. Zo moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur worden gewaarborgd. De voorwaarden waaraan een elektronische factuur moet voldoen, zijn beschreven in de brochure 'Elektronisch factureren' die u kunt downloaden .

Opslag van facturen

De ondernemer is in principe vrij de opslagplaats van de facturen te bepalen. Als algemene voorwaarde geldt wel dat de ondernemer de opgeslagen factuurgegevens op ieder verzoek van de inspecteur binnen redelijke termijn beschikbaar moet kunnen stellen.

Verplichte facturering aan niet-ondernemers

Een groothandelaar die ook levert aan niet-ondernemers, moet in bepaalde, aangewezen gevallen ook een factuur uitreiken voor zijn leveringen aan die niet-ondernemers. Deze verplichting geldt voor groothandelaren in:

  • levensmiddelen;
  • dranken;
  • tandheelkundige grondstoffen;
  • tandtechnische werken en onderdelen van tandtechnische werken